Prima interacțiune cu un client nou setează tonul întregii relații profesionale. Un onboarding bine structurat și digitalizat demonstrează profesionalism, reduce riscul de informații lipsă și economisește timp prețios atât pentru avocat cât și pentru client.
Problemele onboardingului tradițional
- Informații colectate fragmentat: La prima întâlnire sunt colectate unele informații. Ulterior se descoperă că lipsesc altele. Urmează telefoane și emailuri suplimentare.
- Documente în formate greșite: Clientul aduce copii când ai nevoie de originale, aduce acte expirate sau documente care nu sunt relevante pentru cazul specific.
- Timp pierdut la birou: Prima întâlnire este consumată de colectarea informațiilor de bază în loc de consultanță juridică propriu-zisă.
Cum arată onboardingul digital
Înainte de prima întâlnire: Clientul primește un link către un formular digital securizat. Completează datele de identificare, descrie pe scurt situația juridică, încarcă documentele relevante pe care le are disponibile.
La prima întâlnire: Avocatul are deja toate informațiile de bază. Întâlnirea este dedicată exclusiv consultanței juridice, nu colectării de date. Durata întâlnirii se reduce cu 30-40%.
Verificare automată documente: Sistemul verifică dacă documentele încărcate sunt lizibile, complete și relevante pentru tipul de caz declarat.
Dosar digital creat automat: Pe baza informațiilor colectate, dosarul clientului este creat automat în sistemul biroului, cu toate datele structurate corect.
Mandat de reprezentare generat automat: Pe baza datelor colectate, mandatul de reprezentare este generat automat și trimis clientului pentru semnătură electronică înainte de prima întâlnire.
BA Code implementează sisteme de onboarding digital pentru birouri de avocatură și notariale, respectând toate cerințele de confidențialitate și conformitate ale profesiilor juridice.