Un birou notarial gestionează zilnic zeci de programări, volume mari de documente și comunicări cu multiple instituții. Automatizarea proceselor administrative eliberează notarul și personalul pentru activitățile care necesită prezența și judecata profesională.
Programări automate 24/7
Un sistem de programări online disponibil 24/7 permite clientului să selecteze tipul de act, data și ora disponibilă. Primește confirmare imediată cu lista documentelor necesare. Primește reminder cu 24h și 2h înainte. Poate reprograma online fără să sune. Rezultat: 70% din programări se fac fără intervenția personalului.
Comunicare automată cu clienții
Înainte de programare: Lista completă și personalizată a documentelor necesare pentru tipul specific de act — diferită pentru un act de vânzare-cumpărare imobiliară față de o procură sau un testament.
La sosire: Verificarea automată a documentelor prezentate față de lista necesară. Identificarea rapidă a ce lipsește.
După finalizare: Confirmarea electronică a actului autentificat, instrucțiuni pentru pașii următori.
Verificări automate în baze de date publice
ANCPI — Carte funciară: Verificare automată a situației juridice a imobilului — proprietar înregistrat, sarcini, ipoteci, litigii.
ONRC — Registrul Comerțului: Verificare automată a datelor societăților comerciale implicate în tranzacții.
Registrul Național Notarial: Verificare automată în registrele notariale (testamente, procuri revocate, succesiuni).
Arhivarea digitală a actelor
Toate actele autentificate sunt scanate, indexate și arhivate digital imediat după finalizare. Căutarea ulterioară durează secunde, nu minute de răsfoit dosare fizice. Accesul este securizat și loggat — știi exact cine a accesat ce act și când.
